今の申請様式を変えずに運用したい。様式の分岐が多く、設計・運用の負担が心配。
解決可能承認依頼に、確実に・遅れずに気付ける通知の仕組みがほしい。
代替案をご提案兼務対応・役職別フロー・自動採番・検索・追記など、必須機能の実現性。
すべて実装可能サイボウズ Office には、外部システムと連携するための公開APIがありません。外部ワークフローの通知をサイボウズのデスクトップ通知に表示することは、製品の仕様上むずかしいと確認できました。
市販ツール検討時に「サイボウズ Office とは連携できない」という回答が続き、『条件を満たすツールは市販されていない』とご判断された——これはまったく正しいご判断でした。
本来の目的は「承認依頼に確実に・遅れずに気付けること」。これは Teams で実現できます。
兼務先の部署でも適切に確認・承認。データの持ち方を最初から正しく設計すれば確実に実装できます。
承認ルートを「固定で持つ」のではなく「ルールから計算する」設計に。① 「申請種別 × 役職 × 金額レンジ × 部署 → 経由ポスト列」をマスタ表として外出し。② 申請者の役職・部署はDBに正確に保持されるため、人手の指名に頼らず自動でルートを算出。不要な上位・下位者への回付を抑止します。
申請立案時に一意の番号を自動採番。1申請＝1レコードの構造化保存で、立案番号順に一覧管理できます。
1つの申請に複数の補足・参考資料をぶら下げる構造は標準的な設計です。問題なく実装できます。
承認が一定期間停滞したら自動通知。「経過時間の定期チェック＋閾値判定」という定型処理です。
承認後も削除せず「承認済み」状態で保持。番号・申請者・日付・金額・種別＋全文検索で迅速に参照できます。
承認後も編集可能な状態として設計。確定金額の反映と再承認、経理部門による支払日入力なども行えます。
今の様式をAIに読み込ませ、ワークフロー内でそのまま使用。様式の作り直しは不要です。
製品仕様上、サイボウズ連携は困難（御社のご判断は正しい）。全社導入済みの Teams への通知を第一候補にご提案します。
兼務対応・役職別フロー・自動採番・添付・リマインダー・検索・追記——すべて「データ設計＋確立された定型処理」で実装可能です。